สำนักงาน ป.ย.ป. จัดการประชุมขับเคลื่อนการใช้ ระบบ e-Document ให้ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นชลบุรี พร้อมหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ทั้ง ก.พ.ร., สพร., โทรคมนาคมแห่งชาติ, ไปรษณีย์ไทย ฯลฯ เพื่อเตรียมยกเลิก การใช้เอกสาร รูปแบบ กระดาษ เป็น ดิจิตอล

วันที่ 14 มิถุนายน 2566 สำนักงานขับเคลื่อนการปฏิรูปประเทศ ยุทธศาสตร์ชาติ และ การสร้างความสามัคคีปรองดอง (ป.ย.ป.) โดย นางชุติมา หาญเผชิญ ผู้อำนวยการสำนักงาน ป.ย.ป. นายศุภฤกษ์ ภู่พงศ์ศักดิ์ รองผู้อำนวยการสำนักงาน ป.ย.ป. พร้อมคณะทำงานเพื่อสนับสนุนการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่ หน่วยงานราชการ ได้เข้าร่วมหารือกับ นายธวัชชัย ศรีทอง ผู้ว่าราชการจังหวัดชลบุรี เกี่ยวกับ การขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการในพื้นที่จังหวัดชลบุรี ผ่านกลไก คณะกรรมการผู้บริหารเทคโนโลยีสารสนเทศระดับสูงระดับจังหวัด (Provincial Chief Information Officer Committee: PCIO) ณ ห้องประชุมชลบุรี ชั้น 3 ศาลากลางจังหวัดชลบุรี ร่วมกับคณะทำงานฯ นายสุจินต์ ไชยชุมศักดิ์ และ ผู้แทนสำนักงาน ก.พ.ร. ที่เป็นหน่วยงาน e-Service Catalog ได้แก่ สำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (สพร.) สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) ศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (เนคเทค) บริษัท โทรคมนาคมแห่งชาติ จำกัด (มหาชน) และ บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด โดยสาระสำคัญของการประชุมสรุปได้ ดังนี้

น.ส.ปภาภรณ์ ชุณหชัชราชัย ผู้อำนวยการกองนวัตกรรม สำนักงาน ป.ย.ป. กล่าวถึงวัตถุประสงค์การประชุมว่า สำนักงาน ป.ย.ป. เป็นหน่วยงานหลักในการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการ และเป็นฝ่ายเลขานุการของคณะทำงานฯ โดยมีสำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ (ก.พ.ร.) สพร. สพธอ. เนคเทค กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคม บริษัท โทรคมนาคมแห่งชาติ จำกัด (มหาชน) บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด และผู้ทรงคุณวุฒิอีก 2 ท่าน คือ นางเมธินี เทพมณี และ นายสุจินต์ ไชยชุมศักดิ์ ร่วมเป็นคณะทำงานฯ ได้มีการจัดทำแผนการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ผ่าน e-Service Catalog โดยแบ่งเป็น 4 ส่วน ได้แก่ ส่วนที่ 1 กระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม ซึ่งมีหน่วยงานในสังกัด จำนวนรวม 144 แห่ง และมีการใช้ระบบ e-Document แล้ว จำนวน 116 แห่ง คิดเป็นร้อยละ 81 ส่วนที่ 2 หน่วยงานภายใต้สำนักนายกรัฐมนตรี ซึ่งปัจจุบันมีหน่วยงานที่มีการใช้ระบบ e-Document แล้ว คิดเป็นร้อยละ 80 ส่วนที่ 3 หน่วยงานระดับกระทรวง / กรม ซึ่งสำนักงาน ป.ย.ป. อยู่ระหว่างการดำเนินการขับเคลื่อนให้กับหน่วยงานที่แจ้งความประสงค์ว่าจะให้มีการใช้ระบบ e-Document ภายในหน่วยงาน และส่วนที่ 4 หน่วยงานราชการระดับท้องถิ่น

โดยสำนักงาน ป.ย.ป. ได้ร่วมกับกรมส่งเสริมการปกครองท้องถิ่น ในการสำรวจหน่วยงาน อปท. ที่ประสงค์ขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ซึ่งรวมถึง อปท. ในพื้นที่จังหวัดชลบุรี ดังนั้น วัตถุประสงค์ในครั้งนี้ เป็นการดำเนินการตามแผนการขับเคลื่อนฯ ให้กับ อปท. ในพื้นที่จังหวัดชลบุรี ซึ่งจังหวัดจังหวัดชลบุรีจะเป็นจังหวัดนำร่องในพื้นที่ภาคตะวันออกของการดำเนินการตามแผนการขับเคลื่อนฯ โดยสำนักงาน ป.ย.ป. จะรับฟังข้อคิดเห็น รับทราบแนวทาง และสำรวจความพร้อมของ อปท. โดยครั้งนี้ มีหน่วยงาน e-Service Catalog จำนวน 3 หน่วยงาน คือ เนคเทค บริษัท โทรคมนาคมแห่งชาติ จำกัด (มหาชน) และบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด จะมาร่วมนำเสนอการใช้ระบบ e-Document ให้ทุกท่านได้เข้าใจ ทั้งนี้ สำนักงาน ป.ย.ป. พร้อมสนับสนุน และช่วยเหลือ เพื่อสามารถขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ผ่าน e-Service Catalog ให้สำเร็จลุล่วงด้วยดี

น.ส.ฐิติลักษณ์ คำพา รองผู้ว่าราชการจังหวัดชลบุรี กล่าวต้อนรับคณะทำงานฯ และผู้เข้าร่วมการประชุมฯ โดยรู้สึกยินดีอย่างยิ่งที่คณะทำงานฯ พิจารณาเลือกจังหวัดชลบุรี เป็นพื้นที่นำร่องในการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ซึ่งถือเป็นโอกาสที่ดีของ อปท. ในพื้นที่จังหวัดชลบุรี ที่ได้เข้ามาฟังการนำเสนอการใช้ระบบ e-Document และจะได้ทดลองใช้งานระบบ e-Document ของ e-Service Catalog เพื่อนำไปสู่การเป็นจังหวัดนำร่องตามแผนการขับเคลื่อนฯ ต่อไป

นางชุติมา หาญเผชิญ ผู้อำนวยการสำนักงาน ป.ย.ป. กล่าวเปิดการประชุม และ บทบาทการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่หน่วยงานราชการ ของสำนักงาน ป.ย.ป. ว่า สำนักงาน ป.ย.ป. ได้ให้ความสำคัญการใช้ระบบ e-Document เพื่อสนับสนุนให้เป็นรัฐบาลดิจิทัล โดยเริ่มต้นปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานจากการใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษ เป็นการใช้เอกสารในรูปแบบดิจิทัลผ่านระบบ e-Document ตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2565 ซึ่งสำนักงาน ป.ย.ป. ได้ขยายผลการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ไปยัง อปท. โดยมีการลงพื้นที่ในการขับเคลื่อนระบบ e-Document ในจังหวัดนำร่องไปแล้วจำนวน 5 จังหวัด ซึ่งเป็นจังหวัดในพื้นที่ 4 ภาค ของประเทศไทย และในวันนี้การลงพื้นที่จังหวัดชลบุรี ซึ่งเป็นจังหวัดที่มีศักยภาพสูง ที่จะสามารถต่อยอดให้เกิดการใช้ระบบ e-Document ภายในจังหวัดได้ต่อไป

น.ส.นิชา สาทรกิจ ผู้อำนวยการกองขับเคลื่อนรัฐบาลดิจิทัล สำนักงาน ก.พ.ร. กล่าวถึงพระราชบัญญัติการปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 (พระราชบัญญัติฯ) ว่าการติดต่อหรือส่งเรื่องถึงกันระหว่างหน่วยงานของรัฐด้วยกัน ระหว่างเจ้าหน้าที่ของรัฐกับหน่วยงานของรัฐ หรือระหว่างประชาชนกับหน่วยงานของรัฐถ้าได้กระทำโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ให้ถือว่าเป็นการชอบและใช้เป็นหลักฐานตามกฎหมายได้ รวมไปถึงสิ่งที่หน่วยงานต้องดำเนินการตามพระราชบัญญัติฯ เพื่อสร้างความมั่นใจแก่ทุกหน่วยงานราชการที่มีการเปลี่ยนแปลงการทำงานมาใช้ระบบ e-Document เช่น การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลาง การออกประกาศแจ้งช่องทางสำหรับประชาชนติดต่อหน่วยงาน การแจ้งอีเมลกลางให้ประชาชนทราบ เป็นต้น

น.ส.อสิตรา รัตตะมณี หัวหน้าสำนักงานจังหวัดชลบุรี กล่าวถึงบทบาทของคณะกรรมการผู้บริหารเทคโนโลยี สารสนเทศ ระดับสูงระดับจังหวัด (Provincial Chief Information Officer Committee: PCIO) ของจังหวัดชลบุรี ซึ่ง PCIO ของจังหวัดชลบุรีนั้น มีรองผู้ว่าราชการจังหวัดที่กำกับดูแลภารกิจด้านการบริหารและด้านกิจการพิเศษเป็นประธาน ผู้แทนจากหน่วยงานของรัฐทั้งในราชการบริหารส่วนภูมิภาค ส่วนกลางที่ตั้งในส่วนภูมิภาค และส่วนท้องถิ่น เป็นกรรมการ และหัวหน้าสำนักงานจังหวัด เป็นกรรมการและเลขานุการ ทั้งนี้ กลไกดังกล่าวมีบทบาทที่เกี่ยวข้องกับการขับเคลื่อนระบบ e-Document โดยมีการส่งเสริมให้เกิดการนำเทคโนโลยีดิจิทัลและนวัตกรรมมาใช้เพื่อตอบสนองความต้องการในพื้นที่บริหารจัดการทรัพยากรดิจิทัลของจังหวัดและท้องถิ่นเพื่อการใช้ประโยชน์ร่วมกัน

ในการจัดการประชุมครั้งนี้ สำนักงาน ป.ย.ป. ได้รับความร่วมมือจากบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด เป็นหน่วยงานที่ร่วมขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document ของจังหวัดชลบุรี ซึ่งปัจจุบันมีการปรับเปลี่ยนบทบาทรองรับการเปลี่ยนแปลงจากการส่งเอกสารไปรษณีย์เป็นเอกสารดิจิทัล ผ่านกลไก Prompt Post อีกทั้ง ยังได้รับความร่วมมือจากกรมประชาสัมพันธ์จังหวัดชลบุรี ในการดำเนินการด้านการประชาสัมพันธ์ข้อมูลที่จะทำให้เกิดการขับเคลื่อนการใช้ระบบ e-Document แก่องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นในพื้นที่จังหวัดชลบุรีให้เห็นอย่างเป็นเป็นรูปธรรมมากยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ ผู้แทนจากหน่วยงาน e-Service Catalog ซึ่งเป็นผู้ให้บริการที่ร่วมเป็นคณะทำงานฯ ได้แก่ สพร. เนคเทค บริษัท โทรคมนาคมแห่งชาติ จำกัด (มหาชน) และบริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด ได้ร่วมแนะนำ และให้ อปท. จังหวัดชลบุรี ทดลองใช้ระบบ e-Document เพื่อนำไปสู่การปรับเปลี่ยนเป็นระบบ e-Document ต่อไป.